La gestion électronique des documents (GED) et l’archivage de documents électronique

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La gestion électronique des documents (GED) et l’archivage de documents électronique

Gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents (ou GED) est un dispositif informatisé ayant pour objetif d’organiser et de gérer les informations et les documents électroniques d’une  entreprise ou d’une organisation.

La gestion des documents comprend quatre étapes principales qui sont l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion. Concrètement, il pourrait par exemple s’agir de numériser en masse les documents papiers d’une société, de les classer selon une organisation définie permettant au personnel de retrouver les documents numérisés, de les stocker sur un support adapté à leur utilisation et enfin, à les diffuser via l’internet ou l’intranet par exemple.

La gestion électronique des documents représente un enjeu fondamental dans l’organisation d’une entreprise. Elle lui permettra de réaliser de substantielles économies et de faire gagner un temps très important aux travailleurs. La GED améliore le travail collaboratif et l’échange d’informations.

Archivage documents électronique

L’archivage électronique comprend les actions, outils et méthodes utilisés pour grouper, identifier, sélectionner, classer et conserver des documents électroniques sur un support électronique. L’objectif est ensuite de les utiliser et de les rendre accessibles à tout moment. Ils peuvent être utilisés à titre de preuve (en cas de problèmes légaux ou de litiges) ou à titre d’information. Les documents électroniques sont considérés comme figés et ne sont donc pas modifiés.

L’archivage documents porte sur une durée relativement longue habituellement et peut varier en fonction de la valeur des documents archivés.

Gestion de documents, archivage & workflow

Les systèmes de gestion documentaire (DMS – Document Management System)servent à archiver électroniquement et à gérer vos documents commerciaux. Un DMS constitue la plate-forme de savoir centrale qui réunit toute l’information disponible au sein d’une entreprise. Une telle source est toujours et rapidement à disposition de tous les employés.

Notre software est la solution idéale pour régler le travail quotidien de façon simple et rapide. Ce système permet une haute protection des investissements en période de forte croissance.

Fonctionnalités Software

  • saisie digitale rapide des informations
  • intégration totale dans votre environnement informatique
  • Imaging : scanning du papier, archivage et gestion
  • sécurité conforme aux normes, même pour archivage long terme
  • classement et recherche intelligente des documents (recherche par mots-clés)
  • archivage flexible des e-mails et classement par projet
  • travail en équipe efficace, grâce aux fonctions de CheckIn / CheckOut (plus de conflits dus à des modifications simultanées)
  • gestion des versions d’un document (savoir quand un document a été modifié par qui).
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